Zou je graag een fuif organiseren, maar vind je geen geschikte locatie?

Heb je een geweldig idee voor een thema-avond, en zoek je budget om je plannen waar te maken?

Wil je gewoon zelf eens een activiteit op poten zetten voor de oosthoekgangers, maar weet je niet goed hoe je er moet aan beginnen?

Den Oosthoek voorziet centjes, feestruimte en een draaiboek voor de organisatie van een ledenactiviteit.

Wat moet je juist doen?

1.      Contacteer de verantwoordelijke binnen de WP (Mattias) via e-mail op This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it en geef wat uitleg bij je plannen. Stel ook een datum voor waarop je je activiteit zou laten doorgaan. (controleer hiervoor de agenda op www.oosthoek.be om te zien welke dagen nog vrij zijn!) Plan liefst een 4tal weken op voorhand, dan heeft iedereen tijd genoeg om alle organisatie rond te krijgen. Laat ook weten wie er allemaal deel uit maakt van het organiserend team.

2.      Indien de wp jouw voorstel goedkeurt is het tijd om een kleine begroting op te stellen. Maak een lijstje met de aankopen die jullie zouden willen doen, en schat de totale kostprijs. Mail dit documentje door naar Mattias.

3.      Indien je begroting wordt goedgekeurd kan je aan de slag!

a.      Stuur je affiche door naar Jos ( This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it ), hij zal de activiteit dan op facebook en via e-mail bekend maken. Liefst een 2tal weken voor de eigenlijke activiteit.

b.      Bekijk of je extra materiaal nodig hebt (vnl. klank & licht). Indien dit het geval is laat je weten aan Mattias wat je nog graag zou bekomen. De wp vraagt dit voor jullie aan indien haalbaar(wees dus op tijd!).

                                                              i.      Je kan al het materiaal uit de klup gebruiken

                                                            ii.      Gebruik van eigen materiaal = op eigen risico

c.       De wp vraagt Sabam aan indien dit nodig is. Wil je eigen muziek meenemen, vraag dan eerst de toestemming aan de wp via Mattias.

d.      Beslis zelf of je wilt gaan flyeren of affiches plakken – dit is geen must!

4.      De voorbereiding:

a.      Haal de sleutels bij Sisse (H. Theresialaan 72, recht tegenover de chirolokalen).

b.      Kom vroeg genoeg, want je moet je drank koud zetten, liefst minstens anderhalf uur op voorhand.

c.       Zet je PA op indien nodig, en/of kleedt de klup in.

d.      Tel nauwgezet de kas, en vul het kasboek aan. Indien je dat nog nooit gedaan zou hebben, laat dat dan aan Mattias weten – dan geven we je wat meer uitleg hierover.

5.      De activiteit zelf:

a.      Belangrijke puntjes om mee rekening te houden:

                                                              i.      Alle leden van de organisatie moeten lid zijn van JK Oosthoek.

                                                            ii.      Er staat ten allen tijden iemand van de organisatie achter de toog. Verder komt er niemand anders achter!

                                                          iii.      De klup (en wat dat betreft ook de gang beneden) blijft rookvrij! Het is jullie verantwoordelijkheid hierop toe te zien!

                                                           iv.      Eigen drank kan niet, en moet worden afgenomen.

                                                             v.      Ga regelmatig buiten eens het leeggoed ophalen.

                                                           vi.      Hou rekening met eventuele overlast voor de buren:

1.      Wie buiten staat lawaai te maken terug naar binnen halen.

2.      Zelf de muziek niet te luid zetten.

3.      De nooduitgang gesloten houden!

4.      De ramen gesloten houden

                                                         vii.      Het huishoudelijk reglement blijft uiteraard van kracht.

6.      Den opkuis:

a.      De klup wordt proper achtergelaten na de activiteit.

                                                              i.      Stofzuigen, tafels afkuisen, leeggoed sorteren (check ook buiten voor vuilnis en flesjes aan de ingang!)

                                                            ii.      Indien nodig dweilen in de mezza

                                                          iii.      Alle inkleding afhalen en in een doos achter de toog leggen – dit blijft eigendom van de klup!

                                                           iv.      Nauwgezet de kas tellen en het draaiboek aanvullen. Dit zal achteraf gecontroleerd worden door de WP. Je zal zelf verantwoordelijk gesteld worden voor onregelmatigheden.

                                                             v.      Ongeveer 250€ in de kas laten zitten, de rest in een enveloppe met jullie naam en die van de activiteit erop  in de brievenbus van het platenkot deponeren.

                                                           vi.      De sleutels bij Sisse in de bus gaan steken.

7.      Speciallekes:  De wp voorziet voor elk lid van het organiserend team een t-shirt in thema, die jullie de avond zelf kunnen dragen. Je mag deze t-shirt ook houden achteraf.

Merci, en als er vragen zijn: spreek maar iemand van de wp aan, zij helpen je wel verder!